Hệ Thống Lấy Số Thứ Tự Ngân Hàng

1.Hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng – Giải pháp xếp hàng tự động chuyên nghiệp

Hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng là giải pháp tự động hóa quy trình tiếp đón và phục vụ khách hàng tại các phòng giao dịch, chi nhánh ngân hàng. Hệ thống giúp khách hàng chủ động lấy số, lựa chọn dịch vụ, theo dõi lượt phục vụ và được gọi đến đúng quầy giao dịch, đồng thời hỗ trợ ngân hàng quản lý hàng đợi, phân luồng khách hàng và nâng cao hiệu quả phục vụ.

Khách hàng → Lấy số → Chọn dịch vụ → Chờ đến lượt → Nhân viên gọi số → Bảng LED hiển thị → Loa thông báo → Khách hàng đến quầy.

Một hệ thống hoàn chỉnh có thể bao gồm Kiosk lấy số, máy in phiếu, bảng LED hiển thị số thứ tự, thiết bị hoặc phần mềm gọi số tại quầy, bộ điều khiển trung tâm và hệ thống loa thông báo. 

Khi nhân viên gọi số, thông tin được truyền tới bảng LED và hệ thống âm thanh. Khách hàng có thể nhìn thấy số thứ tự, quầy giao dịch và nghe thông báo để chủ động di chuyển đến đúng vị trí.

Tại các ngân hàng, lượng khách hàng có thể tập trung vào một số thời điểm nhất định trong ngày. Nếu không có phương án tổ chức hàng đợi phù hợp, khu vực giao dịch dễ xảy ra tình trạng đông người, khó xác định thứ tự và gây áp lực cho giao dịch viên.

2.Hệ thống lấy số thứ tự giúp giải quyết vấn đề này thông qua quy trình phục vụ có tổ chức.

• Tổ chức khách hàng theo thứ tự
• Giảm tình trạng chen hàng, nhầm lượt
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng
• Hỗ trợ giao dịch viên
• Tăng tính chuyên nghiệp cho phòng giao dịch
• Quản lý và thống kê dữ liệu

3.Cấu tạo hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng

Một hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng có thể được thiết kế linh hoạt theo quy mô của từng phòng giao dịch.

Các thành phần cơ bản gồm:

1. Kiosk lấy số  thứ tự.
2. Phần mềm quản lý trung tâm.
3. Phần mềm gọi số tại quầy.
4. Bảng LED hiển thị số thứ tự.
5. Thiết bị gọi số hoặc máy tính tại quầy
6. Hệ thống loa gọi số.
7. Hệ thống mạng và dây tín hiệu.

Không phải ngân hàng nào cũng cần sử dụng toàn bộ các thiết bị trên. Cấu hình sẽ được lựa chọn dựa trên số lượng quầy, số lượng dịch vụ và phương án vận hành thực tế.

3.1. Kiosk lấy số thứ tự ngân hàng

Kiosk lấy số là thiết bị được đặt tại khu vực cửa vào hoặc khu vực tiếp đón khách hàng.

Khách hàng thao tác trực tiếp trên màn hình để lựa chọn dịch vụ cần giao dịch. Sau khi xác nhận, kiosk cấp số và in phiếu thứ tự.

Tùy yêu cầu, kiosk có thể sử dụng màn hình cảm ứng, máy in phiếu và giao diện riêng theo nhận diện thương hiệu của ngân hàng.

3.2 Bảng LED hiển thị số thứ tự

Bảng LED hiển thị số thứ tự là thành phần quan trọng trong hệ thống.

Khi giao dịch viên gọi số, bảng LED sẽ hiển thị số khách hàng đang được phục vụ và tùy cấu hình có thể hiển thị thêm thông tin quầy.

Ví dụ:

A012 → QUẦY 03

hoặc:

0012 → QUẦY 02

Bảng LED giúp khách hàng quan sát lượt phục vụ từ khu vực chờ mà không cần liên tục hỏi nhân viên.

Một mẫu bảng LED của hệ thống hiện được website mô tả sử dụng LED Matrix P5/P10, hiển thị 4 ký tự, nguồn 220VAC, giao tiếp Socket TCP/IP và khung thép sơn tĩnh điện.

3.3. Tablet gọi số tại quầy

Tại mỗi quầy giao dịch, nhân viên cần có phương thức để gọi khách hàng tiếp theo.

Có thể sử dụng:

• Bàn phím gọi số.
• Phần mềm gọi số trên máy tính.
• Máy tính bảng.
• Smartphone trong những cấu hình phù hợp.

Các chức năng thường có:

Gọi số tiếp theo → Gọi lại → Gọi số bất kỳ → Bỏ qua → Chuyển số → Hoàn tất giao dịch.

Với hệ thống phần mềm nâng cao, giao dịch viên có thể chủ động xử lý các trường hợp số gọi nhỡ hoặc hỗ trợ khách hàng từ quầy khác.

3.4  Phần mềm quản lý hệ thống

Phần mềm được xem là trung tâm điều phối của hệ thống lấy số.

Phần mềm có thể quản lý:

• Danh sách quầy.
• Nhân viên.
• Dịch vụ.
• Số thứ tự.
• Kiosk.
• Bảng LED.
• Tài khoản người dùng.
• Quyền gọi số.
• Dữ liệu giao dịch.
• Báo cáo thống kê.

Theo cấu hình phần mềm hiện được giới thiệu trên website, hệ thống có thể hỗ trợ phân luồng đối tượng, quản lý quầy, cấu hình thông tin phiếu, hiển thị thông tin trung tâm và xuất dữ liệu theo các định dạng như Excel, PDF.

3.5. Hệ thống loa gọi số

Bảng LED giúp khách hàng nhìn thấy số được gọi, trong khi loa giúp thông báo bằng âm thanh.

Ví dụ:

“Kính mời khách hàng có số A012 đến quầy số 03.”

Hệ thống loa đặc biệt hữu ích trong phòng giao dịch có:

• Diện tích lớn.
• Nhiều khu vực chờ.
• Khoảng cách từ khách hàng đến bảng LED lớn.
• Lượng khách hàng đông.

Việc kết hợp bảng LED + loa gọi số giúp tăng khả năng nhận biết lượt phục vụ.

4.Sơ đồ kết nối hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng

5.Quy trình sử dụng hệ thống lấy số tại ngân hàng

• Bước 1: Khách hàng đến phòng giao dịch
• Bước 2: Lựa chọn dịch vụ
• Bước 3: Nhận phiếu số
• Bước 4: Chờ phục vụ
• Bước 5: Nhân viên gọi số
• Bước 6: Bảng LED và loa thông báo
• Bước 7: Khách hàng đến quầy

6.Lợi ích đối với ngân hàng

• Tăng hiệu quả phục vụ
• Giảm áp lực tại khu vực giao dịch
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu
• Dễ dàng mở rộng
• Quản lý dữ liệu tốt hơn

7.Báo giá hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng

Chi phí hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng không có một mức cố định cho mọi công trình.

Giá phụ thuộc vào:

• Số lượng quầy.
• Số lượng kiosk.
• Loại kiosk.
• Kích thước bảng LED.
• Số lượng bảng LED.
• Phần mềm quản lý.
• Số lượng thiết bị gọi số.
• Hệ thống loa.
• Phương thức kết nối.
• Yêu cầu thiết kế giao diện.
• Yêu cầu lắp đặt và tích hợp.

Vì vậy, ngân hàng nên cung cấp một số thông tin cơ bản như số lượng quầy, số lượng dịch vụ, mặt bằng và nhu cầu sử dụng để được tư vấn cấu hình phù hợp.

Không nên lựa chọn hệ thống chỉ dựa vào giá thiết bị đơn lẻ. Quan trọng hơn là sự đồng bộ giữa kiosk – phần mềm – thiết bị gọi số – bảng LED – âm thanh – hệ thống điều khiển.

8.Tiêu chí lựa chọn hệ thống lấy số ngân hàng

Khi lựa chọn nhà cung cấp, ngân hàng nên quan tâm đến 7 yếu tố:

•  Khả năng mở rộng
•  Độ ổn định
• Giao diện dễ sử dụng
• Khả năng tùy biến
• Kết nối đồng bộ
•  Khả năng bảo trì
•  Kinh nghiệm triển khai

9.Hệ thống lấy số tự động – Giải pháp cho nhiều lĩnh vực

Hệ thống lấy số thứ tự ngân hàng là một giải pháp chuyên biệt thuộc nhóm Hệ thống lấy số tự động.

Danh mục giải pháp này có thể triển khai cho nhiều mô hình:

• Ngân hàng: quản lý khách hàng và quầy giao dịch.
• Bệnh viện: phân luồng bệnh nhân theo khoa/phòng.
• Phòng khám: quản lý lượt khám.
• UBND: tổ chức người dân đến làm thủ tục.
• Trung tâm hành chính công: phân luồng hồ sơ và quầy tiếp nhận.
• Doanh nghiệp dịch vụ: quản lý hàng đợi và khách hàng.

Vì vậy, thay vì lựa chọn từng thiết bị riêng lẻ, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh theo nhu cầu thực tế.

Xem thêm danh mục Hệ thống lấy số tự động để lựa chọn các giải pháp theo từng lĩnh vực và mô hình triển khai.

VHB cung cấp giải pháp hệ thống lấy số tự động theo mô hình thiết kế riêng cho từng đơn vị.

Thay vì áp dụng một cấu hình cố định, hệ thống có thể được tư vấn dựa trên:

• Số lượng quầy.
• Diện tích phòng giao dịch.
• Số lượng khách hàng.
• Số lượng dịch vụ.
• Quy trình nghiệp vụ.
• Vị trí đặt kiosk.
• Vị trí bảng LED.
• Khoảng cách quan sát.
• Phương án kết nối.
• Nhu cầu mở rộng trong tương lai.

Mục tiêu là xây dựng một hệ thống đồng bộ – dễ sử dụng – ổn định – dễ mở rộng và phù hợp với ngân sách đầu tư.

Bạn đang cần lắp đặt hệ thống lấy số cho ngân hàng?

Hãy cung cấp cho VHB:

• Số lượng quầy giao dịch;
• Số lượng dịch vụ;
• Số lượng khách hàng trung bình/ngày;
• Hình ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng nếu có.

VHB sẽ tư vấn cấu hình Kiosk + bảng LED + phần mềm + gọi số + âm thanh phù hợp với mô hình của ngân hàng.

Hotline/Zalo: 094.654.2929 – Mr. Hiếu

Xem thêm: Hệ thống lấy số tự động – giải pháp tổng thể cho ngân hàng, bệnh viện, UBND, phòng khám và trung tâm hành chính công.